E-Mail-Bearbeitung
Standard-Anfragen erkennen und automatisch beantworten. Wichtiges sortiert nach oben, Routine erledigt sich selbst. Sie sehen nur das, was wirklich Ihre Antwort braucht.
Büro-Automation aus Plauen
Telefon. E-Mails. Büroarbeit. Läuft automatisch.
Standard-Software passt nie ganz. Ich baue Büro-Automationen, die zu Ihrem Betrieb passen und Zeit sparen. Ein Schwerpunkt: smarte Anrufannahme dort, wo jeder Anruf bares Geld kostet. Darüber hinaus alles, was bei Ihnen täglich wiederkehrt: E-Mail-Bearbeitung, Angebote, Dokumenten-Verarbeitung, Daten zwischen Systemen, Berichte. Lokal in Plauen umgesetzt. Daten bleiben bei Ihnen. Keine Verarbeitung auf externen Servern.
15 Minuten prüfen, ob sich Automation bei Ihnen lohnt.
Unsere Software braucht keine Schnittstelle. Kann ein Mitarbeiter die Aufgabe am Computer erledigen, kann ich sie in vielen Fällen automatisieren — auch bei alter Branchensoftware, geschlossenen CRM-Systemen und Programmen ohne API.
Interessant, wenn Sie viel Zeit am Telefon vergeuden
Anrufbeantworter 2.0
Eine konkrete Lösung. Was sie tut und was sich für Sie dadurch ändert.
Vorher
- Bürotelefon klingelt, niemand kann ran
- Anrufer hört Besetzt-Zeichen oder Mailbox
- Aufträge wandern zur Konkurrenz
- Sie werden 30-mal am Tag aus der Arbeit gerissen
- Mitarbeiter sind am Hörer statt am Kunden
- Nach Feierabend: nicht erreichbar
- Abends das Notizen-Chaos vom Tag sortieren
Nachher
- Jeder Anruf wird sofort angenommen, auch parallel
- Anrufer wird ruhig durchgesprochen, Anliegen erfasst
- Termine landen direkt in Ihrem Kalender
- Sie arbeiten konzentriert weiter
- Mitarbeiter bleiben am Kunden, nicht am Hörer
- Erreichbar auch nachts und am Wochenende
- Abends ein sortiertes Briefing, fertig
Hören Sie selbst — ein Beispiel-Anruf, komplett von der KI gesprochen:
Anrufbeantworter 2.0
Beispiel-Anruf · KI-Stimmen
00:00
Klicken Sie auf „Anruf abspielen" — Sie hören ein komplettes, KI-gesprochenes Telefonat: Ein Anrufer möchte einen Termin, der Assistent bucht ihn.
KI-Stimmen, Beispieldialog
Beratung ersetzt er nicht.
Bei Komplexem rufen Sie zurück.
Mehr als nur Telefon
Was ich für Sie übernehme
Telefon ist meistens der sichtbarste Zeitfresser, aber selten der einzige. Sobald wir zusammenarbeiten, sehe ich, was bei Ihnen sonst noch täglich Zeit kostet, und baue auch dafür Lösungen. Alles aus einer Hand.
Angebote & Rechnungen
Lieferschein scannen, Angebot fertig. Materiallisten in Ihre Vorlagen. Rechnungs-Erinnerungen automatisch. Was Sie abends mühsam getippt haben, läuft im Hintergrund.
PDF- & Dokumenten-Verarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge automatisch auslesen. Daten ins richtige Feld der richtigen Software. Keine doppelte Erfassung, keine Tipparbeit, keine Übertragungsfehler.
CRM & Daten zwischen Systemen
Kontakte, Aufträge, Notizen wandern automatisch ins richtige System. Schluss mit „erst Outlook, dann CRM, dann Excel". Eine Aktion, alle Orte aktuell.
Workflow-Automation (RPA)
Wiederkehrende Klick-Routinen am Computer, Programm-übergreifende Abläufe, immer gleiche Datenwanderungen. Was Sie 100-mal im Monat per Hand machen, mache ich einmal automatisch.
Berichte & Auswertungen
Monatsberichte, Umsatz-Übersichten, Mitarbeiter-Auslastung. Was Sie sonst aus 5 Quellen zusammenklicken, generiere ich automatisch zum Stichtag. Sauber als PDF oder Dashboard.
Aus der Praxis
Ein Monat bei einem Reiseveranstalter
Hochwertige Reisen, überwiegend für ältere Kundschaft. Einen Monat lang war ich dort im echten Betrieb und habe mir gezielt die komplizierten Aufgaben vorgenommen. Was dabei herauskam.
Die Ausgangslage
Der Betrieb arbeitet mit einem sehr komplexen CRM, das keine echte API-Anbindung hat. Ein Problem, das viele Unternehmen kennen: Die Software kann alles, aber es kommt nichts rein und nichts raus, außer per Hand. Für die üblichen Automatisierungs-Werkzeuge ist an der Stelle Schluss.
„Dafür müssen Sie doch in unser Netzwerk. Das geht bei uns nicht."
Muss ich nicht
Genau dafür ist mein System gebaut. Es läuft auf einem eigenen, zweiten Netzwerk. Die Verbindung zu Ihren Rechnern läuft ausschließlich über Video- und USB-Signale — bewusst nicht über die üblichen Wege. Kein Zugriff auf Ihr Netzwerk, keine Freigaben, kein externer IT-Dienstleister nötig. Ihre IT bleibt praktisch unberührt: Kabel rein, System läuft.
So lief es auch dort: einen ganz normalen Arbeitsplatz-PC angeschlossen, Workflows gebaut, fertig. Bedient wird das Ganze über eine Web-Anwendung. Man sagt dem System, was zu tun ist, und es tut es. Im Grunde wie ein Mitarbeiter, dem man eine Aufgabe erklärt.
Einsatz 1: Sitzplätze im Bus
Das System navigiert im CRM zur Sitzplatzverwaltung, liest alle Personen und ihre Wünsche aus, erstellt über Algorithmen einen Plan und trägt ihn ein. Mit nahezu fehlerfreien Ergebnissen.
Vorher 15 Minuten. Jeden Tag. Ein Mitarbeiter.
Nachher Läuft mit, ohne dass jemand hinschaut.
Das sind rund 5 Stunden im Monat und 60 Stunden im Jahr. Mehr als eine volle Arbeitswoche, die einfach nicht mehr anfällt — Jahr für Jahr. Und das ist eine einzige Aufgabe von vielen.
Einsatz 2: Wer wird von wem abgeholt?
Die Abholplanung ist die Mammutaufgabe: Wer steigt wo zu, welches Taxi fährt welche Route? Ohne API sieht es dafür selbst mit gängigen Automatisierungs-Tools schlecht aus. Mein System ist genau dafür gemacht.
Es holt sich die Geodaten jedes Fahrgasts über eine lokale Weltkarte — egal ob die Adressen in einer Tabelle stehen oder jeder Kunde einzeln angeklickt werden muss. Danach rechnet ein Algorithmus durch: Priorität, Fahrzeiten, Taxigrößen, nächster Zustieg, längste Strecken, günstigstes Fahrzeug.
Ein Mensch schaut auf die Liste und sagt aus dem Bauch heraus: Die acht fahren zusammen, die wohnen ja nah beieinander. Der Algorithmus rechnet stattdessen jede Kombination durch — und findet die günstigste, ohne den Komfort Ihrer Gäste anzutasten. Das spart nicht nur Zeit, sondern echtes Geld.
Vorher Rund 4 Stunden am Tag. Von Hand geplant.
Nachher Der Algorithmus rechnet, ein Mensch schaut nur noch drüber.
Bei 4 Stunden täglich sind das rund 80 Stunden im Monat und 960 Stunden im Jahr. Die Größenordnung eines halben Arbeitsplatzes — für diese eine Aufgabe.
Rechenbeispiel auf Basis einer realistischen Annahme. Anders als bei den Sitzplätzen habe ich diese Zeit nicht gestoppt. Was bei Ihnen tatsächlich zusammenkommt, rechnen wir im Erstgespräch aus.
Und Sie bekommen am Ende keine Routenplanung von der Stange. Sie bekommen eine, die zu Ihrem CRM passt.
„Und wenn wir das CRM wechseln?"
Kein Problem. Entweder bedient das System die neue Software genauso wie die alte, oder wir gehen über eine Schnittstelle, wo eine vorhanden ist. Letzteres ist nicht die Stärke meines Systems, aber auch nicht seine Schwäche — es braucht dafür allerdings eine Absprache mit Ihrer IT-Abteilung.
Das Fazit nach einem Monat
Zeit sparen ist kein Problem. Weder bei kleinen lästigen Aufgaben wie Sitzplätze zuweisen, die es im Jahr 2026 eigentlich nicht mehr geben müsste, noch bei den großen wie der kompletten Verplanung. Wenn ein Mensch es am Computer machen kann, kann mein System es auch.
Ein Manko hat das System: Es braucht jemanden, der es einrichtet und Ihre Prozesse versteht. Genau dafür gibt es mich. Ob Mails, Angebote, Produkte, Disposition oder Rechnungen — wir bauen zusammen Prozesse, die wirklich Zeit sparen. Und Ihre Daten gehen dabei nicht an einen Konzern im Ausland, wo sie so sicher liegen wie ein Fahrrad ohne Schloss.
Der Kunde bleibt hier anonym. Bei einem Erstgespräch erzähle ich Ihnen gern im Detail, wie das bei Ihnen aussehen könnte.
Wer hier baut
Ich bin Fabian Schlott.
Im Vogtland geboren, aufgewachsen und zu Hause.
Zeit ist für mich extrem wichtig. Und nichts ist schlimmer, als den ganzen Tag Aufgaben zu machen, die man eigentlich gar nicht machen müsste. Sie sollten sich auf das konzentrieren können, wofür Sie Ihren Beruf gewählt haben: auf Ihr Geschäft, auf Ihr tägliches Brot, auf das, was Mehrwert schafft. Nicht auf Büroarbeit. Nicht auf Telefon-Annahme.
Mich frustriert, wie heute gearbeitet wird. Und wie viele Anbieter die Sicherheit Ihrer Daten einfach auslagern. „Ja, DSGVO-konform, Server in Frankfurt." Schön und gut. Mir reicht das nicht. Bei mir geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern es auch so sicher wie möglich zu machen.
Deswegen setze ich auf hardware-basierte Automationen. Was das genau heißt, erkläre ich Ihnen am liebsten persönlich.
PS: Oft reichen schon kleine Automationen, um im Alltag spürbar Zeit zu sparen.
— Fabian
0155 60185373
Ablauf
In drei Schritten produktiv
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Gespräch (15 Min, kostenfrei)
Wir reden 15 Minuten. Sie erzählen mir Ihren typischen Tag, ich sage Ihnen sofort, wo Automation realistisch Stunden spart und wo nicht.
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Zeitplan
Nachdem wir festgelegt haben, was automatisiert werden soll, nenne ich Ihnen einen konkreten zeitlichen Rahmen. Je nach Aufgabe bis zu 3 Wochen, in der Regel eine Woche bis zur ersten laufenden Lösung.
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Umsetzung & Betreuung
Ich teste, übergebe und betreue Ihre Automation weiter. Direkter Draht zu mir, kein Ticket-System. Wenn etwas nicht passt, wird nachgebaut bis es sitzt.
Vor Ort
Persönlich für Sie in Plauen erreichbar
FS Büroautomationen sitzt in der Gottschaldstraße 1 A, mitten in Plauen. Hier wird gebaut, getestet und betreut — kein anonymes Start-up aus Berlin, sondern ein fester Ansprechpartner zum Anfassen. Kommen Sie gern vorbei.
FS Büroautomationen Gottschaldstraße 1 A 08523 Plauen
Kontakt
Lassen Sie uns kurz sprechen
Erzählen Sie mir, was bei Ihnen täglich Zeit frisst. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden zurück.